De nos jours encore, une multitude de tâches répétitives et chronophages sont effectuées dans de nombreuses entreprises. Ces dernières gagneraient à automatiser ces processus, cela leur permettrait d’améliorer la productivité et de réduire les erreurs humaines. Mais comment bien implanter cette automatisation des process dans votre entreprise ? Quels sont les points à analyser avant de vous lancer ?
Identifier les besoins avant d’automatiser
Avant de mettre en place une solution d’automatisation au sein de votre entreprise, vous devez faire un état des lieux de vos processus internes. L’objectif est de repérer les tâches chronophages, répétitives ou sujettes aux erreurs. À vrai dire, vous en trouverez sûrement beaucoup. Toutefois, il est important de se concentrer sur certains aspects clés pour une sélection minutieuse :
- L’importance stratégique de la tâche
- La durée moyenne pour l’effectuer
- Les outils utilisés et ce que ça coûte
- Le nombre de personnes impliquées
- Les principales difficultés rencontrées
- L’importance de mettre en place une solution d’automatisation, etc.
En effet, il existe des tâches qui sont, certes très chronophages, mais qui nécessitent une intervention humaine pour assurer un certain niveau de qualité ou de personnalisation. C’est le cas du service client, où une automatisation totale pourrait nuire à l’expérience utilisateur. La négociation commerciale, elle aussi, peut se faire beaucoup mieux par des professionnels qualifiés que par des systèmes d’automatisation.
À l’inverse, la gestion des factures, la gestion des processus RH, l’envoi massif d’e-mails sont des processus parfaitement adaptés à l’automatisation. L’essentiel est donc de différencier les tâches pour lesquelles l’automatisation (partielle ou totale) apporte une réelle valeur ajoutée de celles qui doivent nécessairement être effectuées par un humain.
Choisir les bons outils d’automatisation
Bien définir vos besoins est une étape cruciale car c’est elle qui va permettre d’orienter vos choix vers les outils appropriés. Cependant, quand on n’est pas du métier, faire ce travail d’analyse des besoins et de localisation des outils les plus adaptés n’est pas une chose aisée. Heureusement il existe des spécialistes qui peuvent vous aider à optimiser vos processus d’entreprise. Ces experts décortiqueront vos processus et vous orienteront vers la solution la plus adaptée.
Pour information, en termes de solution d’automatisation, il existe une large gamme d’offres disponibles sur le marché. On distingue, entre autres :
Les logiciels de gestion automatisée
Cette catégorie inclut les CRM (Customer Relationship Management : outil de suivi et d’automatisation des échanges avec les clients), les outils de gestion de projet, les logiciels de planning (organisation des tâches, coordination des équipes, etc..).
Certains logiciels de gestion automatisée sont également conçus pour regrouper et gérer l’ensemble des processus opérationnels de l’entreprise (planning, relation client, comptabilité, etc.). On les appelle les ERP (Entreprise ressource planning) ou Progiciels de gestion intégrée. Ce sont des solutions tout-en-un idéales pour les structures qui souhaitent centraliser toutes leurs opérations sur une seule plateforme.
L’automatisation robotisée (RPA), l’IA et le machine learning
Les robots logiciels sont principalement des programmes capables d’exécuter des tâches répétitives à la place des employés. Selon vos besoins, ils peuvent être programmés pour la saisie de données, l’envoie d’email, le traitement des factures, et plus.
Quant à l’intelligence artificielle et au machine learning, ce sont des technologies qui vont plus loin que les robots logiciels. Elles sont capables d’analyser d’importantes quantités de données pour vous aider à prendre des décisions complexes avec plus de facilité et de certitude. Vous pouvez les utiliser pour détecter des fraudes financières, élaborer des prévisions financières, anticiper les tendances de marketing ou de vente, optimiser l’assistance à la clientèle, etc.
Former les équipes pour une intégration réussie
L’automatisation ne signifie pas une suppression de postes, mais plutôt une réorganisation du travail. Pour que la transition soit fluide, vous devez accompagner vos équipes dans cette transformation.
Pour ce faire, commencer par leur expliquer les avantages de l’automatisation, à savoir : une meilleure organisation, un gain de temps significatif, moins d’erreurs… S’il le faut, organisez des séances de sensibilisation où vous pourrez répondre aux préoccupations de chacun, pour élucider les doutes, aplanir la résistance au changement et faciliter l’adaptation.
Formez tous les collaborateurs concernés par les nouveaux outils, afin qu’ils sachent comment bien les prendre en main et comment s’en servir pour être plus productifs.
Surveiller et améliorer continuellement vos résultats
Dès les premières semaines ou les premiers mois qui suivent l’implémentation de votre solution, pensez à mesurer son efficacité. Comparez les délais, la charge de travail, la qualité avant et après l’automatisation et d’autres indicateurs de performances que vous aurez jugés pertinents.
Notez aussi que les employés qui utilisent ces outils au quotidien sont bien placés pour se prononcer sur les avantages qu’ils en tirent. Collectez donc leurs retours d’expérience et prenez-les tous en compte de façon objective. Si les résultats et les retours ne sont pas conformes à vos attentes, découvrez les points de blocage, faites les mises à jour nécessaires et optimisez les fonctionnalités de votre outil d’automatisation.
