Microsoft Teams est un outil collaboratif qui facilite la communication et la collaboration au sein d’une entreprise. La plateforme permet en effet de maintenir les équipes connectées afin que chaque membre puisse partager des informations importantes ou encore collaborer sur des projets depuis n’importe quel endroit, tout ceci en temps réel. Néanmoins, une mauvaise gestion de cet outil peut impacter la productivité de toute une équipe, voire même de l’entreprise. Faisons le point sur le sujet.
Profusion d’informations : perte de temps et de productivité
Par le biais de nombreuses fonctionnalités intégrées dans Microsoft Teams telles que la messagerie instantanée, le partage de fichiers, les appels vidéo et les canaux dédiés, il est possible d’établir une conversation en temps réel ou encore de faire passer des informations de manière rapide et efficace à tous les membres d’une équipe.
Néanmoins, ce flux abondant d’informations qui circulent peut engendrer un excès d’informations qui risque de submerger les participants. Perte de temps liée à la recherche des informations importantes, stress généré par le fait de devoir jongler entre plusieurs informations et tâches qui réduit la capacité à se concentrer, tout ceci reflète un manque d’organisation et une mauvaise gestion de la communication au sein de la plateforme.
Pour y remédier, il est essentiel de créer des communications ciblées, personnalisées, envoyées au bon moment en mettant en place des canaux dédiés pour chaque projet, pour chaque groupe de travail ou pour chaque service. L’objectif est de réduire la surcharge d’informations, mais surtout d’éviter de distraire les personnes qui ne sont pas concernées par les informations partagées.
Les impacts négatifs des messages mal formulés
S’exprimer de manière claire et concise à l’écrit comme à l’oral à travers les messages écrits ou audio est essentiel pour une utilisation optimale de Microsoft Teams. Les informations ambiguës et le manque d’instructions claires peuvent en effet augmenter les risques d’erreurs dans l’exécution des tâches, les risques de travail redondant, etc. qui peuvent ralentir l’accomplissement d’un projet. Rédiger des messages courts, clairs et concis qui reprennent l’essentiel à retenir est donc de mise pour s’assurer que les informations partagées puissent être facilement assimilées.
Dans la plupart des cas, certains utilisateurs ont recours à un synthétiseur vocal pour convertir un texte en fichier audio partageable. La version audio générée peut être utilisée pour expliquer ce qui a été dit dans le message écrit ou pour énumérer les points essentiels à retenir. Par ailleurs, un outil de synthèse vocale permet également de convertir un contenu textuel en contenu audio et de le traduire dans différentes langues. Un aspect intéressant qui permet de communiquer des informations de projet ou de passer des directives claires à des collaborateurs de différentes nationalités.
Les bonnes pratiques pour une utilisation optimale de Teams
Améliorer la communication grâce à une organisation optimale des canaux
Les canaux dans Microsoft Teams sont des espaces de collaboration au sein desquels il est possible d’organiser des discussions, de planifier des tâches ou encore de partager des fichiers. Pour une meilleure coordination et organisation, créer des canaux en fonction du sujet à traiter est essentiel.
Les canaux standards qui sont accessibles à tous les membres d’une équipe sont à utiliser pour les discussions générales permettant d’impliquer chaque collaborateur dans le projet. Les canaux privés quant à eux permettent de restreindre la discussion uniquement à des participants concernés par la thématique du canal. Cette manière de procéder permet de limiter l’accès à des données sensibles et d’éviter d’exposer des informations confidentielles à la vue de tous. Pour finir, les canaux partagés vont servir à partager des informations à d’autres équipes pour les besoins d’une collaboration entre plusieurs services par exemple.
Ajuster les notifications en fonction de vos besoins et préférences
Paramétrer les notifications par ordre d’importance permet de ne pas être interrompu par des alertes constantes. Il est donc recommandé de personnaliser les notifications en choisissant par exemple le type de message qui doit faire l’objet d’une notification (message important, avec mention…), en configurant le son des notifications pour chaque type de message, en déterminant la fréquence de réception des notifications et bien d’autres. Pour gérer efficacement votre temps de travail, pensez également à définir votre statut en fonction de votre disponibilité : « Ne pas déranger », « Occupé » ou « Disponible ».
Mieux exploiter les outils intégrés dans Microsoft Teams
Microsoft Teams propose de nombreuses fonctionnalités qui sont spécialement conçues pour optimiser la communication et les échanges. On peut citer notamment l’application de tableau blanc collaboratif permettant d’écrire des notes au cours d’une réunion, de réaliser des graphiques et bien d’autres possibilités, la fonctionnalité de sondages pour obtenir les avis des collaborateurs sur un sujet en particulier, etc.
Par ailleurs, l’un des atouts principaux de Teams réside dans le fait qu’il est possible d’intégrer d’autres applications tierces pour mieux collaborer, telles que les applications de gestion de projet (Trello, Asana…), les plateformes de visioconférence (Google Meet, Zoom, Livestorm…).
