La méthode OVAR (Objectifs-Variables d’Action-Responsabilités) est une approche simple et efficace pour organiser le travail et atteindre des objectifs précis dans une entreprise. Cette méthode est particulièrement utile pour structurer le processus de gestion et pour assurer que chaque membre de l’entreprise comprend son rôle, ce qui aide à rendre les actions plus efficaces et mesurables. Si vous cherchez une méthode de gestion facile pour vos projets en entreprise, vous êtes au bon endroit.
Qu’est-ce que la méthode OVAR ?
La méthode OVAR se définit en trois points : Objectifs, Variables d’Action et Responsabilités. Il s’agit d’une stratégie souvent utilisée pour bien structurer les projets en entreprise afin de garantir leur réussite. Pour mieux la comprendre, il est important de savoir à quoi se rapportent ses trois principaux piliers :
- Objectifs : ce sont les résultats concrets que vous souhaitez atteindre dans votre entreprise. Ils doivent être clairs, spécifiques et mesurables pour savoir si vous avancez dans la bonne direction. Ces objectifs, peu nombreux, sont généralement des déclinaisons d’un objectif général.
- Variables d’Action : il s’agit des éléments que vous pouvez contrôler pour atteindre vos objectifs. Ce sont eux qui déterminent la réussite ou l’échec de votre projet. Il peut s’agir des ressources dont vous disposez, des stratégies ou des techniques spécifiques que vous utilisez pour faire progresser votre projet, etc.
- Responsabilités : chaque action doit être assignée à une personne ou une équipe précise. Si vous avez structuré hiérarchiquement votre entreprise, chaque action majeure peut par exemple être attribuée à un responsable, lequel devra se charger de coordonner ses équipes pour mener à bien la tâche qui lui incombe. Cette responsabilisation sert à s’assurer que les tâches seront réalisées correctement et dans les délais prévus.
En somme, la méthode OVAR aide à clarifier ce qu’il faut faire, comment le faire et qui est responsable de chaque action, tout en s’assurant que l’on reste concentré sur les objectifs finaux.
Les étapes pour mettre en œuvre la méthode OVAR
La mise en œuvre efficace de la méthode OVAR en entreprise repose sur plusieurs étapes clés.
Définition d’objectifs clairs et atteignables
La première étape de la méthode OVAR est de définir vos objectifs à court, moyen ou long terme. Un bon objectif doit être précis, afin que vous sachiez quand il est atteint. Par exemple, vous pouvez avoir pour objectif d’augmenter le chiffre d’affaires de 10 % en six mois.
En outre, dans la méthode OVAR, vous pouvez fixer des objectifs ambitieux, certes, mais surtout atteignables. En vous assurant que chacun des objectifs est réaliste, vous augmenterez vos chances de succès.
Identification des variables d’action
Une fois que vos objectifs sont définis, il est temps d’identifier les variables d’action. Ce sont les leviers que vous pouvez manipuler pour atteindre ces objectifs. Supposons que votre but est d’augmenter vos ventes. Pour y parvenir, l’ensemble des mesures que vous allez mettre en œuvre constitueront les variables d’action. Dans notre cas, ces variables peuvent inclure la formation de l’équipe commerciale, l’amélioration de la stratégie marketing ou encore l’ajout de produits au catalogue.
Pour ce même exemple, le fait que vos concurrents directs rencontrent des problèmes financiers, augmentent drastiquement leurs prix ou cessent leurs activités peut favoriser l’atteinte de vos objectifs. Mais ces différents facteurs ne constituent pas, pour autant, des variables d’actions puisque justement ils sont hors de votre contrôle.
Les variables d’action peuvent être nombreuses, tant qu’elles restent sous contrôle. Toutefois, il est préférable de les limiter aux éléments absolument nécessaires, idéalement quatre variables au plus par objectif.
Mise en place des indicateurs de performances
La mise en place des indicateurs de performance est une étape importante dans l’application de la méthode OVAR. Ces indicateurs, aussi appelés KPI (Key Performance Indicators), permettent de suivre l’avancement des objectifs définis et d’évaluer l’efficacité des actions menées. Il s’agit d’éléments mesurables qui vous donnent un aperçu précis de la progression vers vos objectifs.
En clair, les indicateurs de performances vous aident à savoir précisément là où vous en êtes et vous permettent de voir les aspects clés sur lesquels vous devez vous concentrer pour réussir votre projet. Vous devez donc veiller à bien les définir, car de mauvais indicateurs vont tous simplement vous faire aller dans de mauvaises directions ou vous embrouiller en vous fournissant des résultats non pertinents et inutiles.
Prenons l’exemple d’une campagne d’emailing de trois mois à l’issue de laquelle vous souhaitez vendre 1000 unités d’un produit spécifique. À la fin des trois mois, si vous parvenez à vendre les 1000 unités du produit grâce à la campagne, vous aurez atteint votre objectif. Dans ce cas, un indicateur de performances à considérer peut être le taux de conversion hebdomadaire. S’il semble trop faible pour vous mener à la réussite, vous allez devoir revoir les contenus de vos emails, les rendre plus convaincants et retravailler vos « appels à l’action ».
Attribution des responsabilités
Dans la méthode OVAR, chaque action doit être confiée à une responsable. Cela évite les malentendus et garantit que tout le monde sait ce qu’il doit faire. De plus, en tant que manager, le fait de déléguer les tâches et de responsabiliser vous enlève un gros poids et vous évite de devoir être sur tous les fronts en même temps.
Cette répartition des tâches est également nécessaire pour que chacun reste responsable de ses actions. À savoir qu’en ayant une personne en charge de chaque étape, il devient plus facile de suivre les progrès et de corriger les erreurs en cours de route.
L’attribution des responsabilités est aussi la dernière phase de la méthode OVAR et précède la conception du tableau de bord proprement dit.
Comment créer un tableau de bord OVAR ?
Après avoir défini les objectifs, les variables d’action, les indicateurs de performances et les responsabilités, il faudra à présent concevoir le tableau de bord. Cet outil est au cœur de la méthode OVAR et aide l’entreprise à suivre et améliorer ses performances, assurant ainsi qu’elle va dans le sens de l’atteinte de ses objectifs. C’est un peu comme le tableau de bord d’un véhicule. Pour se rendre d’un point A à un point B, il fournit un certain nombre d’indicateurs, notamment la vitesse à laquelle vous roulez, le niveau de la jauge d’essence, etc.
Le tableau de bord peut être conçu sous différentes formes, selon les besoins du projet et les ressources disponibles. Le plus souvent, c’est un tableau numérique élaboré à l’aide de logiciels comme Excel, Google Sheets ou des outils de gestion de projet (comme Trello ou Asana). L’essentiel est qu’il permette de centraliser les données de manière intuitive pour une lecture rapide et une évaluation précise de la situation.
Pour concevoir le tableau de bord, commencez par définir la manière dont vous allez structurer les données pour faciliter leur lecture (graphiques, tableaux, indicateurs chiffrés, etc.). Les éléments du tableau doivent être hiérarchisés en fonction de leur pertinence. Selon l’outil utilisé pour sa conception, vous pouvez choisir la police, les couleurs et la taille des éléments visuels que vous souhaitez mettre en évidence. Voici en quelques points les étapes de la conception du tableau de bord OVAR :
- Lister les objectifs : rappelez les objectifs que vous avez fixés. Ils doivent être placés bien en évidence sur le tableau de bord, car ils guident toutes les actions.
- Insérer les variables d’action : ajoutez progressivement les variables d’action qui sont mises en œuvre pour atteindre chaque objectif.
- Attribuer les responsabilités : notez également les noms des personnes ou équipes responsables de chaque variable d’action.
- Suivre les résultats : ajoutez des colonnes (KPI) pour suivre les résultats obtenus. Cela vous permet de mesurer en temps réel si les actions entreprises portent leurs fruits et d’ajuster votre stratégie si nécessaire.
Un tableau de bord OVAR bien conçu vous aide à rester organisé et à garder un œil sur tous les aspects importants du projet. Il doit, toutefois, être mis à jour régulièrement.
Quels sont les avantages de la méthode OVAR ?
La méthode OVAR présente de nombreux avantages pour ceux qui cherchent une gestion de projet simple et efficace. Tout d’abord, elle permet de structurer facilement les tâches, en s’assurant que tout le monde connaît ses responsabilités et que les actions sont bien alignées avec les objectifs. Cela augmente la transparence et facilite la communication au sein de l’équipe.
Un autre avantage est la flexibilité de cette méthode : elle peut être appliquée à de nombreux types de projets, qu’il s’agisse d’un projet de petite envergure ou d’une initiative plus complexe. Enfin, grâce à la création d’un tableau de bord, vous pouvez suivre l’évolution du projet en temps réel et ajuster vos actions rapidement si nécessaire.
