Pour les employés d’une entreprise, le mandat des élus au comité social et économique est un point important certes. Néanmoins, il convient aussi de souligner que ce poste est aussi accompagné de défis particulièrement complexes à relever. Entre l’aspect comptable, la conformité juridique ou encore la distribution d’avantage aux salariés, le quotidien est bien souvent parsemé d’obstacles. Le fait est qu’il s’agit de missions chronophages. Heureusement, certaines entreprises de spécialisées ont mis au point des solutions de plateformes dédiées permettant de transformer le quotidien professionnel des élus en allégeant leur charge administrative.
Une centralisation pour un meilleur pilotage administratif
Tout d’abord, nous constatons que l’une des premières difficultés rencontrées par les élus réside dans l’éparpillement des tâches suivantes :
- la budgétisation ;
- le remboursement des frais ;
- la gestion de la billetterie ;
- la mise en place et le suivi des campagnes de communication.
Toutes ces missions sont pilotables au quotidien avec différents outils. Autant préciser que le temps perdu est assez conséquent et que le risque d’erreur est loin d’être inexistant. Dans ce contexte, une plateforme CSE – CE permet de regrouper l’ensemble de ces tâches en un seul et un même endroit.
Concrètement, avec une telle solution, en tant qu’élu, nous disposons d’un tableau de bord intégrant les aspects dont nous venons de parler. En termes de comptabilité, les budgets ASC et AEP sont par exemple automatiquement séparés. Concernant les avantages tels que les chèques-cadeaux ou encore les subventions sportives, il en va de même, tandis que la communication interne peut aussi être gérée depuis le même endroit. Comparé aux anciennes solutions chronophages, le fait de centraliser les activités au même endroit permet de réduire de 70 % le temps consacré aux tâches manuelles.
L’amélioration de l’expérience du salarié
L’un des enjeux les plus importants du CSE aide de faire en sorte d’optimiser l’impact des budgets sociaux tout en assurant leur accès à tous les salariés. Justement, lorsqu’on y songe, le fait de gérer manuellement toutes les demandes de remboursement, qu’il s’agisse de cinéma, de sport ou encore de voyage, les délais peuvent parfois être longs et les actions à mettre en place, parfois même ces contraintes, peuvent paraître décourageantes. En optant pour une plateforme spécialisée, un élu peut résoudre facilement ce type de problème.
Les catalogues digitaux
Avec eux, c’est plus de 100 partenaires qui se trouvent regroupés au même endroit pour la billetterie, les loisirs ou encore les offres de bien-être pour ne citer qu’eux.
Des subventions automatisées
Chaque salarié a concrètement accès à une application mobile sur laquelle il peut déposer une facture. De manière automatique, le remboursement peut se faire sous 48 h. Voilà qui est pratique…
Des cartes virtuelles
Ces dernières se trouvent dédiées aux budgets ASC / AEP. Elles sont compatibles avec les smartphones proposant les moyens de paiement mis en place par Apple, mais aussi avec Google Pay pour les smartphones Android. De quoi gagner un temps considérable lorsqu’il s’agit de payer en magasin.
Avec l’ensemble des points dont nous venons de parler, nous constatons que la consommation des avantages est supérieure à hauteur de 85 %, alors que dans un même temps, les CSE traditionnels voient les chiffres stagner aux alentours de 30 à 40 %. La mission des élus est donc bien différente. Si autrefois, ils étaient comparés à des comptables à temps plein, ils sont désormais les déclencheurs de bien-être.
Sécuriser le niveau de conformité
Ne vous y trompez pas, en tant qu’élu CSE, la gestion globale est souvent accompagnée de risques juridiques importants. C’est notamment le cas avec le non-respect des plafonds urssaf, mais aussi le fait de confondre les budgets AC et AEP ou encore la possibilité de faire des erreurs lors des déclarations fiscales.
Les plateformes spécialisées intègrent nativement ce type de contrainte :
- la modération automatique des demandes de subventions en fonction des règles d’éligibilité ;
- la traçabilité complète des flux financiers avec alerte en cas de dépassement des seuils ;
- l’archivage digital des justificatifs (idéal en cas de contrôle).
Par ailleurs, il est important de rappeler que le Code du Travail impose de séparer strictement les budgets les uns des autres. Avec un outil spécifique tel que celui proposé par Leeto, les erreurs de catégorisation sont évitées grâce à des comptes bancaires pro paramétrés.
