Pas plus qu’elle n’oblige à l’utilisation d’un cachet en entreprise, la loi n’impose pas les informations à faire figurer sur celui-ci. Les mentions que doit porter votre tampon dépendent essentiellement de l’usage auquel celui-ci est réservé. En effet, si certains tampons s’utilisent sur des documents transmis à usage extérieur (à destination des clients, des partenaires d’affaires, des administrations…) d’autres sont uniquement réservés à une utilisation interne. Cependant, les informations mentionnées sur un cachet à usage externe sont différentes de celles indiquées sur un tampon utilisé en interne. On fait le point des informations qui peuvent figurer sur les différents cachets d’une société.
Les mentions obligatoires d’un cachet à usage externe
Le nom de votre société ou sa dénomination sociale
La dénomination sociale de votre entreprise fait référence au nom sous lequel vos clients, vos partenaires et le grand public la connaissent et qu’ils utilisent pour la désigner. À ne pas confondre avec le nom commercial, cette information vient souvent après la forme juridique de votre société sur vos documents officiels, y compris vos factures électroniques.
Chez un être humain, la dénomination sociale peut être assimilée au patronyme (ou nom de famille). Quelle que soit sa forme sociale (SARL, SA, SAS, EURL…), toute entreprise a l’obligation de posséder un nom. Celui-ci fait partie des informations qui doivent obligatoirement figurer sur vos documents officiels, donc sur vos cachets. En général, les termes utilisés pour nommer une entreprise donnent une idée de son domaine d’activité.
L’adresse du siège social et les coordonnées du contact
Le siège social d’une société fait référence à l’adresse renseignée par celle-ci lors de son immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés. Souvent, ce lieu est également l’endroit où se trouve son principal local. C’est également à la même adresse que les dirigeants de l’entreprise se retrouvent la plupart du temps pour prendre les décisions la concernant. Cette information détermine la nationalité de votre entreprise, donc le pays où celle-ci devra payer ses impôts.
Quant aux coordonnées de contact, elles permettent à toute personne souhaitant obtenir des informations sur les offres de votre entreprise de pouvoir la contacter. Il peut par exemple s’agir de ses numéros de téléphone, son adresse e-mail, ses pages sur les réseaux sociaux ou son site internet.
La forme juridique de votre société
Le statut juridique est une catégorisation ou une typologie établie par la loi à l’égard des entreprises. Ces distinctions sont rigoureusement encadrées par des règles de droit spécifiques. Elles définissent l’organisation et le fonctionnement des sociétés en matière de gestion et de fiscalité.
Par ailleurs, elles leur confèrent des droits et leur imposent des obligations vis-à-vis de l’administration publique, du fisc et des personnes qui les composent.
Parmi les statuts juridiques les plus répandus, on trouve :
- la société anonyme (SA) ;
- la société par action simplifiée (SAS) et la société par action simplifiée unipersonnelle (SASU) ;
- la société à responsabilité limitée (SARL) et l’entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) ;
Le capital social de votre entreprise
Le capital social correspond à l’ensemble des ressources mobilisées par les associés lors de la création d’une entreprise. Ils peuvent décider de l’augmenter ou de le diminuer au fil du temps afin de mieux faire face aux contraintes de l’entreprise.
Le capital social d’une société ne consiste pas uniquement en des apports en ressources financières. Certains associés sont susceptibles d’apporter leurs contributions sous forme de biens ou de compétences diverses au cas où ceux-ci s’avéreraient indispensables.
Les numéros d’identification de votre entreprise
Lors de leur création, les entreprises se voient attribuer un certain nombre d’identifiants permettant à l’État de pouvoir les identifier et s’assurer qu’elles payent leurs impôts. Au nombre de ces numéros, il est possible d’énumérer :
- Le numéro du SIREN (Système d’Identification du Répertoire des Entreprises) : suite de 9 chiffres attribués de façon aléatoire par l’INSEE (Institut National de la Statistique et des Études Économiques) lors de l’immatriculation de votre société. Cet identifiant atteste de l’existence légale de votre entreprise auprès de l’administration publique.
- Le numéro SIRET (Système d’identification du répertoire des établissements) : identifiant permettant à toute personne de trouver l’emplacement géographique de votre entreprise et de chacun de ses établissements1. Il se présente sous forme d’un code à 14 chiffres dont 9 correspondent au SIREN et les 5 autres représentent le NIC (Numéro interne de classement). Le code NIC a pour fonction d’indiquer l’établissement d’une entreprise. Chaque établissement d’une même entreprise a son propre code NIC et donc son propre SIRET.
La mention du numéro SIREN et du lieu du siège social est importante lorsque votre tampon est apposé sur des documents commerciaux. En effet, cela atteste que vous êtes dûment immatriculé et établi, ce qui permet de rassurer vos partenaires.
Les mentions du cachet de société d’autoentrepreneur à usage externe
Si vous êtes un autoentrepreneur, les tampons de vos devis et factures devront afficher les renseignements tels que :
- votre identité (nom et prénoms) ;
- votre adresse qui peut également être assimilée à celle de votre entreprise ;
- votre numéro SIRET ;
- votre code APE (Activité Principale Exercée) qui est un identifiant à 5 caractères dont 4 chiffres et 1 lettre. Également appelé code NAF (Nomenclature Française d’Activité), il permet d’identifier le principal domaine d’activité de votre société.
Les mentions d’un cachet de société utilisé en interne
En interne, le cachet d’entreprise renseigne essentiellement sur l’identité et sur la position ou le poste occupé par la personne qui l’émet. Il mentionne également les coordonnées (le numéro de téléphone, l’adresse e-mail…) de son auteur. Le tampon à usage interne peut figurer sur les documents tels que les courriers professionnels, les ordres de mission, les circulaires, les notes de service et autres.
Cas particuliers des cachets comportant des mentions annexes
Certaines situations exceptionnelles peuvent vous amener à ajouter des mentions annexes aux informations classiques portées par votre cachet.
Vous pouvez aussi indiquer sur votre cachet des informations comme votre numéro TVA intercommunautaire.
Si votre entreprise opère en location gérance2 ou en tant que mandataire-gérant3, pensez à ajouter la mention location-gérance ou mandataire-gérant à vos tampons.
Foire aux questions
Est-il possible pour l’entreprise de se passer d’un cachet ?
Bien que le cachet soit un élément facultatif et sans la moindre valeur légale (à moins d’être apposé avec la signature de son auteur), il n’est plus possible pour les entreprises de s’en passer.
Bien qu’il soit possible de le falsifier (notamment avec l’avènement des tampons électroniques au 21ème siècle), le cachet apparaît toujours comme un critère de crédibilité. Il a notamment de la valeur lorsqu’il est apposé à côté de votre signature sur un document.
Notes de bas de page :
- Établissement : lieu physique où une entreprise exerce de façon permanente ou occasionnelle une ou plusieurs activités essentielles à son développement. ↩︎
- Location gérance : encore appelée gérance libre, cette notion réfère à une pratique consistant à louer le fonds commerce d’autrui afin de l’exploiter en votre propre nom. En échange, vous devez verser au propriétaire une somme fixe ou un pourcentage des bénéfices générés (cela s’appelle une redevance). Cependant, vous serez le seul à supporter les risques liés à une telle exploitation. ↩︎
- Gérant mandataire : personne physique ou morale (société) payée pour gérer l’activité d’une autre personne ou d’une entreprise appelée dans ce contexte précis le mandant. En tant que propriétaire de l’exploitation, il revient à ce dernier d’endosser les responsabilités que cela implique. ↩︎
