À l’heure actuelle, externaliser la gestion de la formation est une approche qui peut complètement s’inscrire dans la stratégie globale d’une entreprise. Le développement des compétences des collaborateurs à travers les différentes formations contribue en effet à garantir l’efficacité des salariés dans la réalisation des missions qui leur sont assignées. L’externalisation, en plus d’être une solution économique, se présente comme une démarche permettant d’améliorer la pertinence et la qualité des formations suivies. Faisons le point sur le sujet.
Externalisation de la gestion de formation : quel intérêt ?
À titre de rappel, l’externalisation consiste à déléguer tout ou partie des fonctions liées à la formation à un prestataire externe. Dans l’univers de l’entreprise, il s’agit d’une pratique de plus en plus courante adoptée par les établissements qui comprennent les enjeux d’une bonne gestion de la formation, que ce soit pour l’entreprise elle-même ou pour leurs collaborateurs. Cette démarche présente en effet de multiples avantages tant au niveau financier qu’organisationnel.
Gain de temps et d’efficacité
Le fait d’externaliser la gestion de la formation permet au responsable de la formation et à son équipe de se décharger de certaines tâches chronophages, telles que la charge administrative (gestion des inscriptions à la formation, planification des sessions, suivi des budgets alloués à la formation, gestion du plan de formation…) pour mieux se focaliser sur des activités prioritaires et stratégiques qui vont permettre d’optimiser l’efficacité et la qualité des formations fournies aux apprenants.
Accéder à une expertise et à des compétences spécialisées
Déléguer la gestion de la formation, c’est aussi avoir l’assurance de confier le développement de compétences de ses collaborateurs aux mains de professionnels. À travers sa connaissance du métier et des évolutions du marché de la formation tant sur le plan pédagogique que technologique, l’expert est en effet en mesure d’identifier les programmes de formation qui apportent une réelle valeur ajoutée à l’entreprise et qui assurent une montée en compétences optimale des salariés.
Maîtriser le budget alloué à la formation
Sur le plan financier, l’externalisation peut aider à réduire ce poste de dépense dans la mesure où elle permet d’éviter les coûts liés au recrutement de ressources dédiées à la gestion de la formation. Et en dehors des frais générés par l’embauche, avoir une équipe dédiée à la gestion de la formation génère des charges plus ou moins importantes (salaires et charges sociales).
Comment externaliser la gestion de formation ?
Identifier les besoins en gestion de formation
Avant d’engager un prestataire externe, une entreprise doit analyser ses besoins en termes de gestion de formation, et cela, en se posant les bonnes questions : Comment la gestion de la formation est-elle actuellement organisée au sein de l’entreprise ? Quelles fonctions nécessitent un accompagnement ? Quels sont les objectifs de la formation ? En apportant des réponses concrètes, il sera alors plus facile pour l’entreprise de déterminer les missions qui seront assignées au prestataire et de fixer la durée du partenariat.
Définir le champ d’intervention du prestataire
Le réel atout de l’externalisation réside dans sa flexibilité qui permet d’ajuster le niveau de service fourni par le professionnel en fonction des spécificités des besoins de l’entreprise. Comme dit plus haut, il est possible de choisir entre une délégation partielle ou totale, permettant ainsi d’avoir une parfaite maîtrise du budget alloué à cette fonction RH.
Il faut savoir que l’externalisation de la gestion de la formation ne se limite pas uniquement aux activités administratives. L’aide ainsi que l’accompagnement proposé par un professionnel dans ce domaine peut en effet couvrir un champ d’intervention large portant sur des activités plus stratégiques telles que l’élaboration du plan de formation, la mise en place d’une solution SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines), le suivi des obligations légales, etc.
Mettre en place une solution de gestion de formation efficace
Pour mener à bien sa mission, le prestataire doit avoir accès aux données RH. Avant sa prise de fonction, il est donc important de mettre en place une solution qui offre une gestion fluide des données personnelles des salariés tout en permettant à l’entreprise d’avoir un suivi complet de l’évolution de la formation et du traitement des données effectuées par le professionnel. Il faut retenir que la gestion des différentes données personnelles doit être conforme au RGPD.
