Votre séminaire approche, la date est bloquée, et quelqu’un lance en réunion : « Il nous faudrait un conférencier. » Tout le monde acquiesce. Puis viennent les vraies questions : pour dire quoi, à qui, sous quelle forme, dans quelle salle ? Un intervenant mal choisi vous coûte plus qu’une ligne sur une facture. Il vous coûte l’attention de vos équipes pendant toute son intervention. Nous vous proposons de reprendre ces questions dans l’ordre, du message à transmettre jusqu’au micro qui doit fonctionner le jour J. Vous saurez quoi vérifier avant de signer.
Comment définir le format et le contenu de l’intervention recherchée ?
Avant de chercher un nom, écrivez une seule phrase : que doivent penser, savoir ou faire vos collaborateurs en sortant de la salle ? Cette phrase décide du reste. Un objectif « fédérer après une année difficile » n’appelle pas le même dispositif qu’un objectif « maîtriser un nouvel outil de vente ».
Trois grands formats répondent à des besoins différents :
- La conférence : une personne parle face à un public, pour donner un cap, ouvrir une réflexion ou lancer une convention
- L’atelier : des petits groupes échangent, testent, produisent quelque chose ensemble
- La formation : un contenu structuré, avec une compétence précise à acquérir
La conférence touche beaucoup de monde en même temps. L’atelier demande plus d’espace et d’animation, mais vos équipes participent au lieu d’écouter. La formation convient pour des sujets comme conduire un entretien annuel ou présenter une offre.
Reste le contenu. Imaginez une équipe qui sort d’une réorganisation et à qui l’on sert un discours très enthousiaste sur le changement : le décalage se sent dès les premières minutes. Pour l’éviter, transmettez à l’intervenant votre contexte réel (secteur, enjeux du moment, mots employés en interne, sujets sensibles à ne pas aborder frontalement). Un bon professionnel adapte son propos à ces éléments.
Si votre objectif reste flou, une agence spécialisée dans la mise en relation avec des conférenciers, speakers et intervenants peut vous aider à le formuler. Selon la thématique souhaitée, les profils recensés par exemple sur premium-communication.fr aident à repérer des angles possibles avant un premier échange.
Quels critères évaluer chez l’intervenant avant l’événement ?
Un CV impressionnant ne garantit pas une bonne prestation sur scène. Ce qui compte, c’est la manière dont la personne parle à des gens comme les vôtres. Demandez des vidéos d’interventions filmées en conditions réelles, pas seulement une bande-démo (ce montage court des meilleurs moments, qui cache les passages plus lents).
Pendant votre premier appel, quelques questions simples révèlent beaucoup : avez-vous déjà parlé devant un public proche du nôtre, par exemple un comité de direction ou des équipes terrain ? Comment adaptez-vous votre contenu à notre entreprise ? Pouvons-nous organiser un échange de préparation quelques semaines avant l’événement ? Arriverez-vous assez tôt pour un filage, c’est-à-dire une répétition technique dans la salle ?
Écoutez la façon dont il répond autant que ce qu’il dit. Un intervenant qui pose lui-même des questions sur vos participants s’intéresse déjà à eux. À l’inverse, celui qui déroule le même discours quel que soit l’auditoire risque de livrer une conférence hors sol.
Vérifiez enfin la disponibilité au sens large : la date, mais aussi le temps de préparation et la souplesse en cas de changement d’horaire. Si possible, appelez une entreprise qui l’a déjà fait venir. Cinq minutes de conversation valent mieux qu’une page de témoignages choisis.
Quel budget et quelle organisation logistique anticiper pour la salle ?
Le prix affiché par un conférencier correspond rarement au coût total. Listez dès le départ chaque poste : la rémunération de l’intervenant, ses déplacements, son hébergement si l’événement a lieu loin de chez lui, la location de la salle et le matériel technique. Si vous souhaitez filmer l’intervention ou la diffuser ensuite à vos équipes, vérifiez dans le contrat que cet usage est prévu, et à quelles conditions.
Le format choisi dicte l’aménagement de la salle. Une conférence fonctionne bien avec des rangées de chaises tournées vers la scène, une disposition dite « en théâtre ». Un atelier réclame des tables pour travailler en groupe, des paperboards, parfois plusieurs espaces séparés. Une formation suppose que chacun voie l’écran et puisse prendre des notes confortablement.
Côté technique, demandez à l’intervenant sa fiche de besoins : micro sans fil ou micro-cravate, vidéoprojecteur, connectique pour son ordinateur, télécommande pour faire défiler ses diapositives. Prévoyez un test sur place avant l’arrivée du public. Désignez aussi une personne de votre organisation comme contact unique le jour J, joignable par téléphone, qui accueille l’intervenant et règle les imprévus.
Pensez au confort de votre public : lumière, température, places accessibles, pause bien placée. Une salle trop chaude en début d’après-midi fatigue l’auditoire, quel que soit le talent de l’orateur.
Avant votre prochain appel avec un intervenant, préparez une fiche d’une page. Notez-y la phrase d’objectif, le profil de vos participants, le format envisagé, la date, la salle prévue et l’enveloppe disponible. Envoyez-la à chaque personne que vous contactez. Vous comparerez les réponses sur une base identique, et vous verrez vite qui a lu votre document et qui renvoie une proposition standard. Ce simple geste vous fait gagner des allers-retours et protège votre événement d’un choix fait trop vite.
