Formules de politesse pour lettre ou mail : exemples selon la situation et le destinataire

Dans une lettre ou un mail, la dernière phrase indique la manière dont vous vous adressez à votre interlocuteur et le niveau de respect que vous souhaitez montrer. Dans un courrier administratif, dans une réclamation, dans un mail professionnel ou dans une correspondance personnelle, cette formule finale doit correspondre à la situation et au statut de la personne qui vous lit. Une phrase trop familière peut paraître déplacée dans un échange officiel, tandis qu’une formule trop froide peut donner une impression de distance. Pour éviter toute maladresse, il est important de connaître les formules de politesse qui vont varier selon la personne à laquelle vous vous adressez et selon la situation.

Les formules de politesse simples et sobres utilisées dans les courriers courants

Dans la plupart des lettres et des mails, vous utilisez une formule de politesse simple et respectueuse lorsque vous vous adressez à une administration, une entreprise, un service client ou une personne que vous ne connaissez pas. Voici les formules les plus couramment employées dans ce type de situation :

• Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
• Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, mes salutations respectueuses.
• Je vous adresse mes salutations les meilleures.
• Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de ma considération.

Si nécessaire, la formule peut aussi rappeler que vous attendez une réponse. Ce type de phrase apparaît souvent dans les courriers envoyés à un service administratif ou concernant une affaire qui nécessite un suivi :

• Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer mes salutations distinguées.
• Dans l’attente de votre retour, veuillez recevoir, Madame, Monsieur, mes salutations respectueuses.
• Je vous remercie par avance de l’attention portée à ma demande et de me tenir informé de la suite que vous lui donnerez.

Ces formules conviennent aussi pour les lettres de motivation.

Les formules amicales utilisées dans les mails et les relations proches

Dans les échanges moins formels, notamment dans les emails à personnes que vous connaissez déjà, la formule de politesse devient encore plus simple et plus naturelle. Voici les expressions les plus utilisées pour terminer ce type de message :

• Cordialement ;
• Bien cordialement ;
• Avec mes salutations cordiales ;
• Sincères salutations.

Dans les relations personnelles, la formule est plus affectueuse. Elle apparaît dans les lettres adressées à la famille ou aux proches.

• Avec toute mon affection ;
• Bien à vous ;
• Je vous embrasse affectueusement.

Les formules de politesse pour remercier ou présenter des excuses

Lorsque vous écrivez pour remercier quelqu’un ou présenter des excuses, la formule de politesse sert à exprimer clairement votre reconnaissance ou votre regret.

• Je vous adresse mes remerciements les plus sincères.
• Avec mes remerciements les plus respectueux.
• Je vous remercie sincèrement, Madame, Monsieur, pour l’attention portée à ma demande.
• Je vous prie d’accepter mes excuses pour ce désagrément.
• Je vous présente, Madame, Monsieur, mes excuses pour ce retard.
• Je vous prie, Madame, Monsieur, de bien vouloir accepter mes excuses.

Les formules utilisées dans une lettre de réclamation ou de mécontentement

Lorsque vous écrivez pour signaler un problème, la formulation doit rester polie tout en montrant que vous attendez une réponse. Dans ce type de courrier, la formule finale est plus ferme et indique que vous comptez sur une réponse ou une solution rapide.

• Dans l’attente d’une solution, veuillez recevoir, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
• Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations respectueuses.
• Je vous remercie, Madame, Monsieur, de l’attention portée à ma réclamation.

Lorsque la relation devient plus tendue, certaines formules prennent un ton plus froid voire glacial. Elles apparaissent dans des échanges prolongés où la situation n’a pas été réglée malgré plusieurs échanges.

• Dans l’attente de votre réponse.
• Je prends acte de votre position.
• Salutations.

Les formules de politesse pour écrire aux autorités et aux institutions

Lorsque vous écrivez à une autorité publique ou à une institution, la formule de politesse doit tenir compte de la fonction de votre interlocuteur et montrer le respect dû à sa charge.

• Je vous prie d’agréer, Madame la Maire / Monsieur le Maire, l’expression de ma considération distinguée.
• Je vous prie d’agréer, Madame la Députée / Monsieur le Député, l’expression de mon profond respect.
• Je vous prie d’agréer, Madame la Préfète / Monsieur le Préfet, l’expression de ma haute considération.

Dans le domaine judiciaire ou juridique, l’usage est également précis. Les professions du droit utilisent des formules traditionnelles qui rappellent le respect accordé à leur fonction.

• Je vous prie d’agréer, Maître, l’expression de mes salutations respectueuses. (pour un courrier à un notaire ou un avocat)
• Je vous prie d’agréer, Monsieur le Procureur de la République, l’expression de ma considération.
• Je vous prie d’agréer, Madame la Juge, l’expression de mon respect.

Les formules de politesse dans la vie professionnelle

Dans le monde du travail, les formules utilisées sont généralement plus courtes que dans une lettre classique. Elles doivent toutefois rester adaptées à la relation hiérarchique. Lorsque vous écrivez à un directeur par exemple, la phrase finale doit montrer que vous respectez la fonction de la personne.

• Je vous prie d’agréer, Madame la Directrice / Monsieur le Directeur, l’expression de mes salutations respectueuses.
• Je vous prie d’agréer, Madame la Directrice / Monsieur le Directeur, mes salutations distinguées.
• Avec mes salutations respectueuses.

Dans les relations avec les clients, des fournisseurs ou des partenaires, ou entre collègues, le ton reste professionnel mais plus direct. Les entreprises privilégient des expressions simples qui ne donnent pas une impression de rigidité.

• Cordialement ;
• Bien cordialement ;
• Sincères salutations ;
• Je reste à votre disposition pour toute information complémentaire.
• Je reste à votre disposition pour convenir d’un rendez-vous.

Dans certains milieux professionnels, il est aussi possible d’utiliser des formules plus simples encore :

• Bonne journée ;
• Bonne fin de journée ;
• Belle journée ;
• Bonne semaine.

Les formules de politesse dans d’autres situations

Certaines situations exigent des formules de politesse particulières, notamment dans un message de condoléances.

• Je vous adresse mes pensées les plus sincères.
• Je vous adresse mes sincères condoléances.
• Je vous assure de toute ma sympathie dans cette épreuve.