Retrait du solde de tout compte : quand l’employeur doit l’envoyer et comment donner procuration

Le 1ᵉʳ juillet 2015, la Cour de cassation a rejeté la demande de dommages-intérêts d’un salarié licencié qui reprochait à son ancien employeur de ne pas lui avoir envoyé ses documents de fin de contrat (arrêt n° 13-26.850). Selon les juges, l’employeur doit seulement tenir ces documents, solde de tout compte compris, à la disposition du salarié dans l’entreprise. Vous ne pouvez pas ou ne voulez pas retourner chez votre ancien employeur ? Voici quand exiger l’envoi par courrier, comment confier le retrait à un proche et que faire si le document n’arrive jamais.

Êtes-vous obligé d’aller chercher votre solde de tout compte ?

Oui. Le solde de tout compte est un document « quérable », c’est-à-dire à retirer par le salarié dans l’entreprise. Dans sa fiche « Fin de contrat : documents à remettre au salarié », le site service-public.fr précise que l’employeur le tient à votre disposition à la fin du contrat, sans avoir à vous l’envoyer.

Le Code civil pose le même principe pour tout paiement, qui s’effectue au domicile de celui qui paie, ici l’employeur, sauf si la loi, le contrat ou un juge en décide autrement (article 1342-6). L’article L. 1234-20 du Code du travail, qui encadre le solde de tout compte, ne prévoit d’ailleurs aucun envoi au salarié.

L’obligation d’aller chercher son solde de tout compte a une contrepartie pour l’employeur, qui doit vous prévenir de la date à partir de laquelle le document est prêt. Le certificat de travail et l’attestation France Travail suivent la même règle et peuvent être retirés lors du même passage dans l’entreprise.

Que se passe-t-il quand un salarié ne vient pas chercher son solde de tout compte ?

Le document attend dans l’entreprise, mais les sommes qu’il récapitule sont dues dès la fin du contrat. Le salaire du dernier mois, l’indemnité compensatrice de congés payés ou l’indemnité de licenciement doivent vous être versés, que vous retiriez le document ou non. L’employeur ne peut donc pas les garder en attendant votre visite.

S’il tarde à payer, vous disposez de trois ans pour réclamer un salaire devant le conseil de prud’hommes (article L. 3245-1 du Code du travail). Votre absence a en revanche une conséquence : tant que vous ne vous êtes pas présenté dans l’entreprise et que vous n’avez pas réclamé le document par écrit, vous ne pouvez pas reprocher à l’employeur de ne pas vous l’avoir remis.

Côté employeur, une lettre recommandée avec accusé de réception qui indique au salarié la date et l’adresse où le document l’attend fournit la preuve que le salarié a été prévenu. Elle protège l’entreprise si l’ancien salarié réclame ensuite des dommages-intérêts parce qu’il a reçu son solde de tout compte en retard.

Le solde de tout compte peut-il être envoyé par courrier ?

Rien n’interdit à l’employeur de poster le document à votre domicile. Il n’y est obligé que dans deux situations, qui doivent être prouvées.

Votre situation	L’employeur doit-il vous envoyer le document ?
Vous lui demandez simplement de l’envoyer	❌ Non, il peut maintenir le retrait dans l’entreprise
Vous habitez désormais loin de l’entreprise	❌ Non, la distance ne rend pas l’envoi obligatoire
Un médecin atteste que vous ne pouvez pas vous déplacer	✅ Oui, si le certificat médical établit cette impossibilité
L’employeur s’est engagé par écrit à vous l’envoyer	✅ Oui, s’il a clairement promis un envoi à votre domicile

Une formule vague ne vaut pas engagement. Dans l’affaire jugée le 1ᵉʳ juillet 2015, la lettre de licenciement annonçait que le salarié « recevra » ses documents à la fin du préavis : les juges n’y ont pas vu une promesse de les lui expédier.

Si vous ne pouvez pas vous rendre dans l’entreprise, demandez l’envoi du document par lettre recommandée avec accusé de réception, en joignant le certificat de votre médecin si votre empêchement est médical. Vous vous êtes déplacé sans obtenir le solde de tout compte ? Faites la même demande, en précisant la date de votre passage et le nom de la personne rencontrée. Même si l’employeur n’est pas tenu d’accepter, cette lettre datée prouve votre démarche en cas de litige.

Procuration : faites retirer votre solde de tout compte par un proche

Le Code civil permet à toute personne d’en charger une autre d’agir en son nom (article 1984). Une procuration pour récupérer votre solde de tout compte suffit donc pour envoyer un conjoint, un parent ou un ami à votre place. Rédigez-la à la main ou à l’ordinateur, en indiquant :

• votre identité et celle de votre proche ;
• le nom de l’entreprise et les documents à retirer ;
• la précision que le mandat porte uniquement sur le retrait de ces documents ;
• la date et votre signature.

Votre proche présente sa propre pièce d’identité et une copie de la vôtre. L’employeur doit en effet s’assurer qu’il remet les documents à la bonne personne et il peut refuser de les confier à quelqu’un qui ne présente pas ces pièces. Convenez à l’avance d’un rendez-vous avec le service des ressources humaines, pour que votre proche ne se déplace pas pour rien.

Limiter le mandat au retrait protège vos droits. Votre proche signe seulement une décharge, c’est-à-dire un document qui atteste la remise des papiers, puis vous rapporte le reçu pour solde de tout compte. Vous gardez ainsi le temps de vérifier les sommes avant de signer, car votre signature ouvre un délai de six mois seulement pour les contester (article L. 1234-20 du Code du travail).

Solde de tout compte jamais remis : vos recours

Si le document n’est toujours pas prêt après votre passage ou votre demande écrite, adressez à l’employeur une mise en demeure par lettre recommandée, en lui fixant un délai de huit jours pour vous le remettre.

Sans réponse, vous pouvez saisir le conseil de prud’hommes en référé¹. Le juge peut ordonner à l’employeur de vous remettre le solde de tout compte, en le condamnant à vous payer une somme fixée pour chaque jour de retard jusqu’à la remise du document.

Des dommages-intérêts sont aussi possibles, à condition de prouver un préjudice. Depuis un arrêt de la Cour de cassation du 13 avril 2016 (n° 14-28.293), le seul retard ne suffit plus à obtenir une indemnité. Il faut montrer ce qu’il vous a coûté, par exemple un découvert bancaire causé par le versement tardif des sommes dues.

Questions fréquentes

Note de bas de page :

1. Référé : procédure d’urgence qui permet d’obtenir rapidement d’un juge une décision provisoire, ici la remise du document, sans attendre un jugement sur le fond du litige. ↩︎