La mise en place d’une stratégie de gestion des documents est devenue un processus indispensable dans une entreprise. Bien qu’il ne s’agisse pas d’une démarche obligatoire, une structure, quelle que soit sa taille, a tout intérêt à adopter un système de gestion des documents car il en va de sa productivité et de ses résultats. Faisons le point sur le sujet.
Gestion des documents en entreprise : c’est quoi ?
La gestion des documents en entreprise correspond à l’ensemble des processus mis en place permettant de classer, de stocker et de gérer les documents tout au long de leur cycle de vie.
Pour les entreprises, la gestion des documents est une démarche essentielle qui contribue à faciliter la recherche desdits documents offrant un réel gain de temps aux employés qui ont besoin d’accéder rapidement à des données spécifiques afin de les traiter. Mais surtout, le fait de stocker les documents peut contribuer à maintenir la conformité de l’entreprise aux exigences légales en vigueur notamment en ce qui concerne la durée de conservation des factures en entreprise.
À l’heure actuelle, pour optimiser la gestion des documents, le recours à la méthode de Gestion Électronique des Documents (GED) est incontournable. Elle s’appuie sur un système de gestion informatique qui permet de stocker et de sauvegarder les documents dans un seul et même emplacement.
Gestion des documents en entreprise : comment procéder ?
Une entreprise qui évolue avec son temps doit nécessairement utiliser un logiciel de gestion électronique des documents qui permet de centraliser et de stocker tous les fichiers et données de l’entreprise. Outre sa fonction de stockage, un outil GED intègre diverses fonctionnalités qui assurent notamment la protection des données, le partage de fichiers et bien d’autres éléments qui peuvent être adaptés aux besoins de l’entreprise.
Numériser les documents papier
Auparavant, classer les documents sous format papier par ordre alphabétique et selon leur nature (factures, rapports, contrats…) dans des classeurs rangés dans des étagères imposantes était la pratique la plus courante. Ce temps est désormais révolu, puisque la tendance en matière de gestion documentaire en entreprise porte actuellement sur la dématérialisation des documents qui sont accessibles via un ordinateur ou tout autre support numérique.
La numérisation des documents permet d’éviter le problème de dégradation des documents papier qui s’usent avec le temps.
Par ailleurs, en utilisant un logiciel dédié à la gestion de documents, la recherche des fichiers numériques se révèle être plus rapide et efficace. Une fois catégorisé, il suffit d’indiquer un mot-clé dans le moteur de recherche pour trouver le fichier en question.
Un autre gros avantage est le fait de pouvoir partager et contrôler l’accès à ces fichiers et dossiers numérisés.
Rassembler les documents dans un seul emplacement
Centraliser les fichiers et les documents d’entreprise non seulement facilite le travail de recherche, mais permet également aux collaborateurs d’accéder aux données à tout moment et depuis n’importe quel support connecté (ordinateur, tablette, téléphone…).
Pour l’heure, seul un logiciel de gestion de documents est en mesure de rassembler efficacement les documents qui sont stockés et sauvegardés dans le cloud.
Avec un système de gestion des documents basé dans le cloud, plus besoin de systèmes de sauvegarde physiques (clé USB, disque dur externe, DVD…) qui peuvent tomber en panne ou se détériorer au fil du temps et qui sont plus exposés à des risques de vol ou de perte. Tous les documents sont effectivement stockés dans des serveurs externes sécurisés et accessibles à tout moment.
Outre le fait de servir de solution de stockage, ces outils de gestion incluent en règle générale diverses fonctionnalités avancées qui facilitent l’organisation et la gestion des documents. La plupart de ces outils permettent notamment :
- de se synchroniser avec des solutions de stockage comme iCloud, OneDrive, Google Drive ou encore Dropbox.
- de stocker tous les types de documents (images, PDF, vidéos, fichiers textes…) ;
- de classifier tous les documents ;
- de rechercher, de consulter et de modifier des données existantes et d’en ajouter d’autres ;
- de sauvegarder les versions originales des documents, ainsi que des versions modifiées avec un historique des modifications à l’appui ;
- de partager des fichiers aux collaborateurs disposant d’un droit d’accès et même de permettre de travailler simultanément sur un même document ;
